Guía de supervivencia a los gastos deducibles para autónomos en 2022

Los gastos deducibles para autónomos: qué son, cuál es su importancia, cómo funcionan

Ay, los gastos… miedito. El enemigo acérrimo de los autónomos, la pesadilla de cualquier trabajador por cuenta propia. Dinero que se va en esto, dinero que se va en aquello. Gastos, más gastos, siempre gastos, aquí y allá. Y más allá. Un contrincante que, como Voldemort, casi que da miedo mencionar 🙊. Sin embargo, con añadirle solo una palabra, podremos encontrar un aliado: los gastos deducibles para autónomos.

Resumiendo mucho, los gastos deducibles para autónomos son todo aquel dispendio que Hacienda permite descontar en el beneficio de nuestra actividad y, así, poder pagar menos en el IRPF. Un concepto básico, por lo tanto, para cualquier trabajador por cuenta propia.

Más allá de esta explicación, cortita y al pie, hay muchos detalles que merece la pena tratar. Vayamos viéndolos uno por uno.

  1. Definición de los gastos deducibles
  2. ¿Cuál es la importancia de los gastos deducibles?
  3. Requisitos de los gastos deducibles para freelancers
  4. ¿Qué gastos son los que puede desgravar un autónomo?
  5. Gastos deducibles para autónomos: deducciones especiales
  6. ¿Qué no se puede desgravar siendo autónomo?
  7. Caso de ejemplo
  8. Haz tu declaración con Xolo

Definición de los gastos deducibles

Por su definición, los gastos deducibles en el IRPF de los autónomos (o, también, en la declaración del IVA) son aquellos dispendios que se restan del ingreso bruto para calcular el beneficio a efecto impositivo.

Por supuesto, entre esos desembolsos sólo se incluyen los que Hacienda considera imprescindibles a la hora de ejercer nuestra actividad profesional. Qué impacto tienen, cómo funcionan y cuáles son los requisitos de los gastos deducibles es algo que descubriremos según avance el artículo. 

De regalo, eso sí, te dejamos ya un spoiler de lo que viene a continuación: sin ellos, la actividad de un autónomo sería una tortura. Sí, efectivamente, más aún de lo que ya es.

¿Cuál es la importancia de los gastos deducibles?

Hay un dato que ilustra por sí solo la importancia de esta herramienta: los autónomos que no se deducen todos los gastos pagan, anualmente, unos 4000€ más en impuestos de lo que les correspondería abonar. 

😱 4000 euros 😱

Así pues, queda muy claro que sin la herramienta de los gastos deducibles, nuestra labor como trabajadores por cuenta propia se vería muy, pero que muy lastrada. 

Ojo, que la cosa no acaba ahí: deducirlos de manera incorrecta también puede suponer un problema para los fondos de nuestra pequeña empresa. Ya sea por error o a propósito, si Hacienda descubre que intentamos deducir gastos no deducibles nos impondría el pago de una sanción —cuya cuantía dependerá de la cantidad o cualificación del error o fraude—, así como la devolución de la cantidad no abonada en su momento y los intereses acumulados.

O sea que, en definitiva, intentar engañar a Hacienda con este tema no compensa. Tampoco equivocarse. Y para evitar cualquier tipo de error (o de error 😉) lo mejor es tener muy claro cuáles son las facturas que puede desgravar un autónomo y cuáles no. 

Requisitos de los gastos deducibles para freelancers

Los requisitos que Hacienda establece para los gastos deducibles son tres, y cada uno tiene sus propias particularidades y recovecos burocráticos.

Deben estar vinculados a la actividad económica

Esta es la condición sine qua non. El requisito principal de los gastos deducibles es que estén vinculados a la actividad económica que lleva a cabo el trabajador por cuenta propia.

Más adelante veremos casos concretos, pero, por ejemplo, un caso obvio de dispendio vinculado a la actividad económica sería la compra de una cámara de fotos para un fotógrafo profesional. Aquí no hay vuelta de hoja. ¿La cámara es un objeto indispensable en el trabajo del fotógrafo? Sí. Pues ya está.

Por otro lado, ¿qué no sería un gasto indispensable para la actividad económica? Pues que ese mismo fotógrafo profesional intentase desgravar su suscripción a Netflix para ver la última temporada de La Casa de Papel y saber qué ha pasado con Tokio💘. Que no digo yo que no sea importante, incluso muy importante, importantísimo; pero tanto como vinculado a la actividad profesional…

Tienen que estar justificados de forma correcta

Los gastos deducibles tienen que estar justificados con su factura, sus datos y toda la información posible especificada de manera clara. De no ser así, dicha factura podría ser dada por no válida y su cuantía no tenida en cuenta de cara a su deducción en el IRPF. Y este es el motivo por el cual los autónomos son tan pesados pidiendo facturas. 

Más adelante veremos más pormenorizadamente este caso y algunas excepciones, pero una cosa está clara: una factura con el NIF, el nombre de trabajador por cuenta propia y todos los detalles que deben incluir los justificantes de gastos de los autónomos es la mejor forma de asegurarse la validez de la deducción.

Se deben registrar contablemente por parte del autónomo

El punto más claro de los tres: el trabajador por cuenta propia debe llevar un registro de sus gastos deducibles. Simple y sencillo.

Pero, entonces: ¿qué gastos son los que puede desgravar un autónomo?

Vayamos ahora con la parte, quizás, más engorrosa. Qué gastos en concreto son los que se pueden incluir en la deducción del pago del IVA y el IRPF:

Sueldos de los trabajadores y otros dispendios de personal

Pocos gastos hay en el día a día de un empresario cuya vinculación con la actividad económica sea más obvia que el gasto en el salario de los trabajadores. Aquí no hay vuelta de hoja posible. 

En el apartado de sueldos y dispendios de personal no se incluyen solo los pagos mensuales a los trabajadores, sino también cualquier tipo de pagas extraordinarias, así como las dietas, las asignaciones para gastos de viajes y retribuciones especiales como el aguinaldo de Navidad, por ejemplo. También se incluyen en este grupo gastos extraordinarios para la formación de los asalariados, como cursos y/o estudios.

Gastos en la Seguridad Social

Un poco en relación con el punto anterior va el tema de los gastos en la Seguridad Social. La cuantía abonada a la Seguridad Social por cada uno de los trabajadores también podrá ser incluida en el apartado de gastos deducibles.

Por supuesto, no hace falta ser empleador para poder deducir los dispendios en la Seguridad Social. Los trabajadores por cuenta propia cuentan con la posibilidad de deducir sus cotizaciones al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA). En cristiano: los trabajadores por cuenta propia pueden deducir su pago de la cuota de autónomos. Y ojo, lo pueden hacer sin factura.

Servicios externalizados

En vez de contar con empleados, un caso mucho más habitual entre los trabajadores freelance más jóvenes es el de externalizar servicios a otras empresas o profesionales por cuenta propia

Es decir: si tengo una pequeña firma de diseño de webs y quiero incluir la redacción de contenido📃 en mi oferta a los clientes, lo más probable es que no tenga capital para contratar a un escritor. En cambio, lo más normal es que dicho trabajo de redacción lo externalice a un profesional de ese sector.

Pues bien, dicho dispendio, como es lógico, también se incluye entre los gastos deducibles en el IRPF de los autónomos.

Consumos de explotación

Tal y como se especifica en la página de la Agencia Tributaria, entran dentro en los consumos de explotación “las compras consumidas en el ejercicio de mercaderías, materias primas y demás adquisiciones corrientes de bienes efectuadas a terceros”. Además del precio de la factura, se puede incluir aquí cualquier gasto adicional que se produzca en el transporte de la mercancía hasta el almacén.

Por lo tanto, para un mayorista de pescado y marisco de Lugo que compre en Marruecos el pulpo (ay, qué rico el pulpo á feira, par favar 🐙), lo que puede desgravar no es solo el precio de la materia prima, sino todo lo que conlleva transportarlo hasta su almacén: aduanas, camiones, etc.

Alquiler de espacios de trabajo

Un punto bastante obvio. Cualquier cantidad de dinero que gastemos en el alquiler de un espacio de trabajo —oficinas, naves industriales, talleres o (lo que es más habitual en estos días) coworkings— podrá ser deducido en el IRPF.

Igualmente, los gastos en la factura de la luz, el internet, o el gas del espacio de trabajo también entran dentro del pack.

Obras de reparación y/o mantenimiento

A colación del concepto previo del alquiler de espacios de trabajo, cabe decir que su reparación o mantenimiento se entiende como un gasto directamente relacionado con la actividad empresarial del autónomo.

Cae de cajón, por ejemplo, que si tenemos un taller de reciclaje de plástico y nuestra máquina de reciclaje se ha estropeado, su reparación será un desembolso a tener en cuenta en el IRPF.

Sin embargo, un pequeño detalle a tener en cuenta: en caso de que los trabajos realizados sean de ampliación o mejora en un local en propiedad, puede que su dispendio no pueda ser incluido. Dichos gastos se entenderán como una inversión que será recuperada en la tasación del inmueble.

Impuestos y cuotas deducibles

Esto suele ser una buena noticia para muchos autónomos. Tributos como el impuesto de bienes inmuebles (el famoso y polémico IBI) y el impuesto de actividades económicas (IAE) se pueden deducir a la hora de calcular el IRPF. 

Gastos financieros

Los gastos financieros son deducibles. OK, muy bien, pero te preguntarás: ¿qué entendemos por gastos financieros? Pues todo aquel desembolso que lleva a cabo un autónomo a la hora de contar con capital prestado por terceros.

La lista de dispendios que se incluye en esta lista es muy amplia: los intereses en cualquier tipo de préstamo o crédito, recargos en el pago de deudas, intereses, etc.

Gastos en vivienda propia para trabajadores remotos

Entramos en un terreno tan pesado como habitual en los últimos tiempos, sobre todo cuando la pandemia nos ha enviado a muchos a trabajar a una habitación de nuestra casa: el de los gastos en la vivienda cuando esta, además, ejerce como nuestra oficina.

En este caso, Hacienda (que somos todos, salvo algunos 👑) camina con los tiempos. El organismo encargado de gestionar el IRPF nos permite incluir en la declaración el porcentaje de nuestra vivienda que dediquemos a nuestra actividad por cuenta propia

Lo habitual es que esta sea solo una habitación. Aunque lo habitual, por desgracia, es que no tengamos mucho más que una habitación en nuestra casa. Sea como sea, el porcentaje de gasto deducible dependerá de cada caso particular.

Suministros domésticos para los trabajadores remotos

En línea con lo anterior, entre los gastos que puede desgravar un autónomo que trabaje desde su vivienda está el 30% en los suministro de agua, luz, internet, etc.

Gastos deducibles para autónomos: deducciones especiales 

“Ni que sí, ni que no”, hay ciertos casos que están entre dos aguas, como la canción de Paco de Lucía:

Los vehículos y lo relacionado con ellos

En lo tocante al IRPF, solo los profesionales por cuenta propia que tengan el vehículo como herramienta indispensable en su trabajo —autoescuelas, repartidores, camioneros—, y que además demuestren que este solo se utiliza de manera profesional, podrán deducir el gasto en vehículos 🚙.

En cuanto al IVA, el 50% del gasto en el vehículo sí está disponible para su deducción en caso del resto de autónomos, siempre y cuando esté correctamente justificado. 

Las líneas móviles

Un caso similar es el de las líneas móviles, aunque la diferenciación aquí es más estricta: sólo podrás deducir el gasto en telefonía si cuentas con dos líneas diferenciadas, una para el uso personal y otro para el profesional.

Los viajes y las famosas “comidas de empresa”

En otras épocas más locas y más salvajes, el gasto en comidas de empresa podía llegar a ser astronómico. Y, por supuesto, se podía deducir. Ya no.

Según una reciente reforma que entró en vigor a partir de enero de 2018, los trabajadores por cuenta propia pueden deducirse en concepto de dietas entre 26,67 euros diarios (48 si es en el extranjero)  y 53,34 (91,35 en el extranjero), dependiendo de si hacen noche fuera o no. Igualmente, se incluyen ahí el gasto en hoteles o transportes.

Justificarlos, en cualquier caso, no es cosa sencilla: los dispendios deben estar 100% relacionados con la actividad económica, se deben realizar fuera del ayuntamiento de residencia del autónomo, en establecimientos de restauración y hostelería, y deben ser abonados de forma electrónica.

El vestuario

Aunque los más presumidos y las más presumidas estarán deseando desgravar todo el dinero que se gastan en ropa para aparecer bien pintones 💃💣💥 en el trabajo, lo cierto es que aquí traemos malas noticias. Lo sentimos, no puedes hacerlo.

Por supuesto, esto es siempre relativo. Un trabajador del sector de la moda, o de la caracterización en teatro, sí podría desgravar el gasto en vestuario como parte indispensable en su actividad empresarial.

¿Qué no se puede desgravar siendo autónomo?

Lo más fácil sería decir que “todo el resto de gastos”. Pero, si así lo quieres, podemos hacer una pequeña lista:

  • La mantequilla que compraste el otro día para hacer pasteles en el horno cuando te aburres de estar sentado delante del ordenador.
  • Las cervezas de después del trabajo.
  • La suscripción a Netflix (para, como dijimos antes, saber qué ocurre con Tokio 💘en la última temporada de La Casa de Papel).
  • El tiempo que pierdes haciendo vídeos en TikTok.
  • Y, efectivamente, todo el resto.

Caso de ejemplo

Para resumir todo lo explicado en el artículo, vayamos con un caso de ejemplo respecto a la deducción de gastos en la declaración del IRPF. El de Alberto, editor de vídeo para festivales de música:

  • Después de un verano no tan movido como en otras ocasiones (el Sónar, que se canceló otro año más 💔), Alberto facturó en 2021 un total de 16.542 euros. Ahora debe hacer su declaración del IRPF.
  • De no haberse encontrado con este artículo, Alberto (que es un poco despistado) seguiría sin entender muy bien el tema de los gastos deducibles. Sin embargo, este año parece dispuesto a trabajar en ello.
  • Acumula todas sus facturas de dispendios (la cámara que adquirió en febrero, los pagos a los técnicos de sonido con los que suele trabajar, los desplazamientos a las Rías Baixas y a Almería) y hace cuentas.
  • ¡Buenas noticias! Alberto se ha dado cuenta de que no se encuentra en el segundo tramo de pago del IRPF (que supondría una retención del 24% por tener ingresos de entre 12.450 y 20.200 euros). Gracias a los gastos deducibles, se encuentra en el primero (menos de 12.450 euros), lo que conlleva una del 19% 💪.

Haz tu declaración con Xolo

Si tú también eres como Alberto y prefieres no ser el despistado que paga más de lo que debería a Hacienda, prepara tus facturas de todos los gastos deducibles para autónomos, súbelas a Xolo y encara con nosotros la declaración del IRPF y este año 2022 de la mejor manera posible.

Seguro que, después de esta guía rápida de supervivencia con los gastos deducibles para autónomos, las cosas solo te irán a mejor.