Guía de supervivencia a los gastos deducibles para autónomos en 2023

Ay, los gastos… miedito. El enemigo acérrimo de los autónomos, la pesadilla de cualquier trabajador por cuenta propia. Dinero que se va en esto, dinero que se va en aquello. Gastos, más gastos, siempre gastos, aquí y allá. Y más allá. Un contrincante que, como Voldemort, casi que da miedo mencionar 🙊. Sin embargo, con añadirle solo una palabra, podremos encontrar un aliado: los gastos deducibles para autónomos.

Resumiendo mucho, los gastos deducibles para autónomos son todo aquel dispendio que Hacienda permite descontar en el beneficio de nuestra actividad y, así, poder pagar menos en el IRPF. Un concepto básico, por lo tanto, para cualquier trabajador por cuenta propia.

Más allá de esta explicación, cortita y al pie, hay muchos detalles que merece la pena tratar. Vayamos viéndolos uno por uno.

Definición de los gastos deducibles

Por su definición, los gastos deducibles en el IRPF de los autónomos (o, también, en la declaración del IVA) son aquellos dispendios que se restan del ingreso bruto para calcular el beneficio a efecto impositivo.

Por supuesto, entre esos desembolsos sólo se incluyen los que Hacienda considera imprescindibles a la hora de ejercer nuestra actividad profesional. Qué impacto tienen, cómo funcionan y cuáles son los requisitos de los gastos deducibles es algo que descubriremos según avance el artículo. 

De regalo, eso sí, te dejamos ya un spoiler de lo que viene a continuación: sin ellos, la actividad de un autónomo sería una tortura. Sí, efectivamente, más aún de lo que ya es.

¿Cuál es la importancia de los gastos deducibles?

Hay un dato que ilustra por sí solo la importancia de esta herramienta: los autónomos que no se deducen todos los gastos pagan, anualmente, unos 4000€ más en impuestos de lo que les correspondería abonar. 

😱 4000 euros 😱

Así pues, queda muy claro que sin la herramienta de los gastos deducibles, nuestra labor como trabajadores por cuenta propia se vería muy, pero que muy lastrada. 

Ojo, que la cosa no acaba ahí: deducirlos de manera incorrecta también puede suponer un problema para los fondos de nuestra pequeña empresa. Ya sea por error o a propósito, si Hacienda descubre que intentamos deducir gastos no deducibles nos impondría el pago de una sanción —cuya cuantía dependerá de la cantidad o cualificación del error o fraude—, así como la devolución de la cantidad no abonada en su momento y los intereses acumulados.

O sea que, en definitiva, intentar engañar a Hacienda con este tema no compensa. Tampoco equivocarse. Y para evitar cualquier tipo de error (o de error 😉) lo mejor es tener muy claro cuáles son las facturas que puede desgravar un autónomo y cuáles no. 

Requisitos de los gastos deducibles para freelance

Los requisitos que Hacienda establece para los gastos deducibles son tres, y cada uno tiene sus propias particularidades y recovecos burocráticos.

Deben estar vinculados a la actividad económica

Esta es la condición sine qua non. El requisito principal de los gastos deducibles es que estén vinculados a la actividad económica que lleva a cabo el trabajador por cuenta propia.

Más adelante veremos casos concretos, pero, por ejemplo, un caso obvio de dispendio vinculado a la actividad económica sería la compra de una cámara de fotos para un fotógrafo profesional. Aquí no hay vuelta de hoja. ¿La cámara es un objeto indispensable en el trabajo del fotógrafo? Sí. Pues ya está.

Por otro lado, ¿qué no sería un gasto indispensable para la actividad económica? Pues que ese mismo fotógrafo profesional intentase desgravar su suscripción a Netflix para ver, por fin, la docuserie de Harry y Meghan 💘. Que no digo yo que no sea importante, incluso muy importante, importantísimo; pero tanto como vinculado a la actividad profesional…

Tienen que estar justificados de forma correcta

Los gastos deducibles tienen que estar justificados con su factura, sus datos y toda la información posible especificada de manera clara. De no ser así, dicha factura podría ser dada por no válida y su cuantía no tenida en cuenta de cara a su deducción en el IRPF. Y este es el motivo por el cual los autónomos son tan pesados pidiendo facturas. 

Más adelante veremos más pormenorizadamente este caso y algunas excepciones, pero una cosa está clara: una factura con el NIF, el nombre de trabajador por cuenta propia y todos los detalles que deben incluir los justificantes de gastos de los autónomos (como los importes base, del IVA, las retenciones y el total correctamente desglosados) es la mejor forma de asegurarse la validez de la deducción.

Se deben registrar contablemente por parte del autónomo

El punto más claro de los tres: el trabajador por cuenta propia debe llevar un registro de sus gastos deducibles. Simple y sencillo.

Pero, entonces: ¿qué gastos son los que puede desgravar un autónomo?

Vayamos ahora con la parte, quizás, más engorrosa. Qué gastos en concreto son los que se pueden incluir en la deducción del pago del IVA y el IRPF:

Sueldos de los trabajadores y otros dispendios de personal

Pocos gastos hay en el día a día de un empresario cuya vinculación con la actividad económica sea más obvia que el gasto en el salario de los trabajadores. Aquí no hay vuelta de hoja posible. 

En el apartado de sueldos y dispendios de personal no se incluyen solo los pagos mensuales a los trabajadores, sino también cualquier tipo de pagas extraordinarias, así como las dietas, las asignaciones para gastos de viajes y retribuciones especiales como el aguinaldo de Navidad, por ejemplo. También se incluyen en este grupo gastos extraordinarios para la formación de los asalariados, como cursos y/o estudios.

Gastos en la Seguridad Social

Un poco en relación con el punto anterior va el tema de los gastos en la Seguridad Social. La cuantía abonada a la Seguridad Social por cada uno de los trabajadores también podrá ser incluida en el apartado de gastos deducibles.

Por supuesto, no hace falta ser empleador para poder deducir los dispendios en la Seguridad Social. Los trabajadores por cuenta propia cuentan con la posibilidad de deducir sus cotizaciones al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA). En cristiano: los trabajadores por cuenta propia pueden deducir su pago de la cuota de autónomos. Y ojo, lo pueden hacer sin factura (te lo explicamos con detalle más abajo).

Servicios externalizados

En vez de contar con empleados, un caso mucho más habitual entre los trabajadores freelance más jóvenes es el de externalizar servicios a otras empresas o profesionales por cuenta propia. 

Es decir: si tengo una pequeña firma de diseño de webs y quiero incluir la redacción de contenido📃 en mi oferta a los clientes, lo más probable es que no tenga capital para contratar a un escritor. En cambio, lo más normal es que dicho trabajo de redacción lo externalice a un profesional de ese sector.

Pues bien, dicho dispendio, como es lógico, también se incluye entre los gastos deducibles en el IRPF de los autónomos.

Consumos de explotación

Tal y como se especifica en la página de la Agencia Tributaria, entran dentro en los consumos de explotación “las compras consumidas en el ejercicio de mercaderías, materias primas y demás adquisiciones corrientes de bienes efectuadas a terceros”. Además del precio de la factura, se puede incluir aquí cualquier gasto adicional que se produzca en el transporte de la mercancía hasta el almacén.

Por lo tanto, para un mayorista de pescado y marisco de Lugo que compre en Marruecos el pulpo (ay, qué rico el pulpo á feira, par favar 🐙), lo que puede desgravar no es solo el precio de la materia prima, sino todo lo que conlleva transportarlo hasta su almacén: aduanas, camiones, etc.

Alquiler de espacios de trabajo

Un punto bastante obvio. Cualquier cantidad de dinero que gastemos en el alquiler de un espacio de trabajo —oficinas, naves industriales, talleres o (lo que es más habitual en estos días) coworkings— podrá ser deducido en el IRPF.

Igualmente, los gastos en la factura de la luz, el internet, o el gas del espacio de trabajo también entran dentro del pack.

Obras de reparación y/o mantenimiento

A colación del concepto previo del alquiler de espacios de trabajo, cabe decir que su reparación o mantenimiento se entiende como un gasto directamente relacionado con la actividad empresarial del autónomo.

Cae de cajón, por ejemplo, que si tenemos un taller de reciclaje de plástico y nuestra máquina de reciclaje se ha estropeado, su reparación será un desembolso a tener en cuenta en el IRPF.

Sin embargo, un pequeño detalle a tener en cuenta: en caso de que los trabajos realizados sean de ampliación o mejora en un local en propiedad, puede que su dispendio no pueda ser incluido. Dichos gastos se entenderán como una inversión que será recuperada en la tasación del inmueble.

Impuestos y cuotas deducibles

Esto suele ser una buena noticia para muchos autónomos. Tributos como el impuesto de bienes inmuebles (el famoso y polémico IBI) y el impuesto de actividades económicas (IAE) se pueden deducir a la hora de calcular el IRPF. 

Gastos financieros

Los gastos financieros son deducibles. OK, muy bien, pero te preguntarás: ¿qué entendemos por gastos financieros? Pues todo aquel desembolso que lleva a cabo un autónomo a la hora de contar con capital prestado por terceros.

La lista de dispendios que se incluye en esta lista es muy amplia: los intereses en cualquier tipo de préstamo o crédito, recargos en el pago de deudas, intereses, etc.

Gastos en vivienda propia para trabajadores remotos

Entramos en un terreno tan pesado como habitual en los últimos tiempos, sobre todo cuando la pandemia nos ha enviado a muchos a trabajar a una habitación de nuestra casa: el de los gastos en la vivienda cuando esta, además, ejerce como nuestra oficina.

En este caso, Hacienda (que somos todos, salvo algunos 👑) camina con los tiempos. El organismo encargado de gestionar el IRPF nos permite incluir en la declaración el porcentaje de nuestra vivienda que dediquemos a nuestra actividad por cuenta propia. 

Lo habitual es que esta sea solo una habitación. Aunque lo habitual, por desgracia, es que no tengamos mucho más que una habitación en nuestra casa. Sea como sea, el porcentaje de gasto deducible dependerá de cada caso particular.

Suministros domésticos para los trabajadores remotos

En línea con lo anterior, entre los gastos que puede desgravar un autónomo que trabaje desde su vivienda está el 30% en los suministro de agua, luz, internet, etc.

Gastos deducibles para autónomos: deducciones especiales 

“Ni que sí, ni que no”, hay ciertos casos que están entre dos aguas, como la canción de Paco de Lucía:

Los vehículos y lo relacionado con ellos

En lo tocante al IRPF, solo los profesionales por cuenta propia que tengan el vehículo como herramienta indispensable en su trabajo —autoescuelas, repartidores, camioneros—, y que además demuestren que este solo se utiliza de manera profesional, podrán deducir el gasto en vehículos 🚙.

En cuanto al IVA, el 50% del gasto en el vehículo sí está disponible para su deducción en caso del resto de autónomos, siempre y cuando esté correctamente justificado. 

Las líneas móviles

Un caso similar es el de las líneas móviles, aunque la diferenciación aquí es más estricta: sólo podrás deducir el gasto en telefonía si cuentas con dos líneas diferenciadas, una para el uso personal y otro para el profesional.

Los viajes y las famosas “comidas de empresa”

En otras épocas más locas y más salvajes, el gasto en comidas de empresa podía llegar a ser astronómico. Y, por supuesto, se podía deducir. Ya no.

Según una reforma que entró en vigor a partir de enero de 2018, los trabajadores por cuenta propia pueden deducirse en concepto de dietas entre 26,67 euros diarios (48 si es en el extranjero)  y 53,34 (91,35 en el extranjero), dependiendo de si hacen noche fuera o no. Igualmente, se incluyen ahí el gasto en hoteles o transportes.

El vestuario

Aunque los más presumidos y las más presumidas estarán deseando desgravar todo el dinero que se gastan en ropa para aparecer bien pintones 💃💣💥 en el trabajo, lo cierto es que aquí traemos malas noticias. Lo sentimos, no puedes hacerlo.

Por supuesto, esto es siempre relativo. Un trabajador del sector de la moda, o de la caracterización en teatro, sí podría desgravar el gasto en vestuario como parte indispensable en su actividad empresarial.

¿Qué no se puede desgravar siendo autónomo?

Lo más fácil sería decir “todo el resto de gastos”. Pero, si así lo quieres, podemos hacer una pequeña lista:

• La mantequilla que compraste el otro día para hacer pasteles en el horno cuando te aburres de estar sentado delante del ordenador.
• Las cervezas de después del trabajo.
• La suscripción a Netflix (para, como dijimos antes, saber cómo ha sido la experiencia de Meghan Markle  💘 en ese oscuro lugar que es el Palacio de Buckingham).
• El tiempo que pierdes haciendo vídeos en TikTok.
• Y, efectivamente, todo el resto.

Caso de ejemplo

Para resumir todo lo explicado en el artículo, vayamos con un caso de ejemplo respecto a la deducción de gastos en la declaración del IRPF. El de Alberto, editor de vídeo para festivales de música:

• Después de un verano por fin, muy movido como en otras ocasiones (los festivales volvieron, por fin), Alberto facturó en 2022 un total de 24.600 euros. Ahora debe hacer su declaración del IRPF.
• De no haberse encontrado con este artículo, Alberto (que es un poco despistado) seguiría sin entender muy bien el tema de los gastos deducibles. Sin embargo, este año parece dispuesto a trabajar en ello.
• Acumula todas sus facturas de dispendios (la cámara que adquirió en febrero, los pagos a los técnicos de sonido con los que suele trabajar, los desplazamientos a las Rías Baixas, a Almería y a Barcelona) y hace cuentas.
• ¡Y buenas noticias! Alberto se ha dado cuenta de que no se encuentra en el tramo de pago del IRPF que él esperaba gracias a los gastos deducibles, que han rebajado sus beneficios de los 24.600 a los 20.000. Y, gracias a ello, pagará un porcentaje menor en la declaración del IRPF 💪.

Cómo desgravar cada gasto deducible

Pero, claro, todo en esta vida tiene su ciencia, y deducir según qué cosas también. Por ello, en este punto, vamos a ir viendo qué debes hacer para tener toda la documentación necesaria para deducir cada gasto habitual de un autónomo, siguiendo, en su gran mayoría, las categorías que tenemos en nuestro software:

• Comidas con clientes
• Gastos del vehículo y de combustible
• Hardware y bienes amortizables
• Mobiliario y otros inmovilizados
• Seguro de salud, cuotas de la Seguridad Social y membresías de colegios profesionales
• Suministros (electricidad, gas, teléfono e internet)
• Alquiler vivienda
• Gastos profesionales
• Transporte
• Dietas

 🍽 Comidas con clientes

Lo primero, como ya comentamos, es que la comida esté justificada laboralmente. Porque no, no vale con la factura del día que te liaste con tu cuñado en Ruzafa después del curro… 😉

Pero, más allá de lo obvio (que sea una comida con un cliente o proveedor), hay que aportar justificaciones: la factura simplificada con tus datos y un justificante bancario acreditando el pago con tarjeta del gasto (o una factura completa), y también justificantes como un email que muestre que tú y el cliente acordáis quedar un sitio x a la hora y.

⛽️ Gastos del vehículo y de combustible

Este tipo de gastos son los más vigilados, así que habrá que poner especial énfasis aquí.

En este caso, los gastos de adquisición y mantenimiento de vehículo solo serán deducibles tanto en IVA como en IRPF si el vehículo se utiliza exclusivamente para el desarrollo de tu actividad económica. ¿Cómo se puede demostrar esto? Pues de la siguiente manera:

1. Presentando un listado de clientes y poblaciones donde residen, visitas acordadas con emails, facturas emitidas, la ficha técnica del vehículo…todo aquello que demuestre que te desplazas en tu vehículo únicamente para el desarrollo de tu actividad.
2. También puede ayudar que el vehículo esté rotulado y que no sea de alta gama.
3. Y, por supuesto, demostrar la propiedad de un segundo vehículo dedicado al uso particular.

Además, esta deducción total tanto del IRPF como del IVA solo se podrá llevar a cabo en los siguientes trabajos:

•  Actividades de transporte de mercancías o viajeros.
•  Enseñanza de conductores o pilotos.
•  Agentes comerciales.
•  Servicios de vigilancia.
•  Vehículos de pruebas usados por fabricantes

De no ser así, la deducción por vehículo quedará reducida al 50% del IVA, sin posibilidad de desgravar nada en el IRPF. En este caso, los requisitos serán los siguientes:

• Se debe presentar una factura con todos los datos necesarios.
• Si es un gasto de mantenimiento, el vehículo no puede ser de alta gama.
• El vehículo debe estar a nombre del interesado.
• Los gastos de gasolina deberán proceder de la jornada laboral.

Por último, en caso de que la actividad sea exenta de IVA, no se podrá absolutamente nada.

📱Hardware y bienes amortizables

En este grupo de bienes amortizables entran todos aquellos gastos que tienen una base imponible superior a 300 euros y una vida útil superior a un año, por lo que: 

• el IVA de la adquisición se deduce en el trimestre en el que se ha dado el gasto,
• y el IRPF se va amortizando según las tablas que saca Hacienda todos los años en las que se indica que cómo se amortizará. 

Estos gastos deben justificarse de la misma manera que el resto, con una factura que incluya los datos necesarios y donde los gastos estén vinculados a la actividad económica en cuestión. Por ejemplo, en el caso de un teléfono móvil para un comercial, muy pijo él, apasionado de los iPhone:

En este ejemplo, se amortizará el teléfono y se desgravará de forma directa el otro gasto de hardware, los bumpers (la funda) para el iPhone, que no supera los 300 euros.

Y, por cierto, en caso de que vayas a adquirir por Amazon un producto que se vaya a considerar bien de inversión (más de 300 euros), deberás hacerlo por el apartado de “Amazon MyBusiness” para poder conseguir la factura correcta.

🛋 Mobiliario y otros inmovilizados

Aquí, el procedimiento se repite como en el punto anterior: cualquier bien que se pueda considerar de inversión (más de 300 euros de valor) podrá ser amortizado en el IRPF según las tablas que marca Hacienda.

🩺Seguro de salud, cuotas de la Seguridad Social y membresías de colegios profesionales

En el caso de los seguros de salud, pago de cuotas a la Seguridad Social, o pagos de membresía a colegios profesionales, ya que son gastos de los que no podemos aportar factura, lo que habrá que hacer será utilizar como justificante el extracto bancario en el que se ven los datos de la operación. 

Por supuesto, en los casos de los seguros de salud, un requisito imprescindible es que la póliza esté a nombre del autónomo interesado. Y recuerda, como ya vimos en el artículo que le dedicamos a los seguros de salud para autónomos, que las deducciones en esta materia cuentan con un límite de 500 euros y otros 1500 por tres miembros de la unidad familiar (cónyuge, o hijos menores de 25 años que vivan en el domicilio y no tengan rentas superiores al SMI). Aunque, eso sí, el límite puede ascender a 1500 euros por persona en caso de discapacidad.

El seguro de salud es, junto con el de responsabilidad y el de los vehículos, uno de los pocos deducibles para autónomos.

💡Suministros

Son aquellos gastos de electricidad, gas, teléfono e internet pero estos no son deducibles al 100%, sino que puedes deducirte un 30% del porcentaje afecto de tu vivienda que se haya indicado en el modelo 036 de tu alta como autónomo y son únicamente deducibles en IRPF, no en IVA.

Lo vemos con un ejemplo:
Tengo una factura de internet de 20,00 + IVA (21%) = 24,20€
Tengo informados en el modelo 036 que utilizo un 10% para el uso de mi actividad, por lo que podremos deducir lo siguiente:
24,20 x 10% = 2,42 * 30% = 0,60 base deducible. 

Requisito para deducir este tipo de gastos: deben estar siempre a tu nombre, así como el contrato de alquiler o hipoteca de la vivienda desde la que ejerzas tu actividad.

📞 Facturas telefónicas

• Las facturas de teléfono e internet que lleven una parte de pack de televisión, NO son deducibles
• Una línea móvil que utilices exclusivamente para el desarrollo de tu actividad y venga en una factura únicamente indicada esa línea, esta será deducible al 100% ya que no cuenta como suministro. Para esto necesitamos que en la factura venga todo desglosado por líneas telefónicas y que podamos determinar qué partes son deducibles como suministro, cuales no serían deducibles y en el caso de línea de teléfono profesional, cuál sería al 100%.

🏠 Alquiler de la vivienda

La deducción del gasto del alquiler es un caso controvertido, ya que a veces se puede deducir y a veces no. En Xolo, tratamos cada caso de manera individual: lo primero que hacemos es revisar el contrato para ver si en este hay alguna cláusula que indique en específico que podemos o no podemos realizar una actividad económica en la vivienda.

En el caso de poder deducirlo, esta vivienda deberá estar indicada en el modelo 036, de la misma manera que el resto de los suministros, y se deducirá de igual forma (el 30% del porcentaje afecto)

💰 Gastos profesionales

En esta categoría entran todos los gastos de la actividad que no siguen una norma específica o no se adaptan a los grupos antes mencionados (gastos de gestoría, compra de materiales, etc). En tal caso, además de seguir la norma general, cabe destacar dos detalles:

• En caso de recibir una factura por servicios de otros profesionales con retención, habrá que tener en cuenta que la cuantía de dicha retención se presentará e ingresará trimestralmente en el modelo 111, amén de presentarla en el resumen de operaciones del modelo 190.
• En caso de las facturas por el alquiler de un local donde se ejerza la actividad, la retención aplicada se presenta e ingresa trimestralmente mediante el modelo 115, y anualmente se presenta en el resumen del modelo 180.

🚅 Transporte

Aunque siempre deben ir justificados con emails o justificantes para los viajes, la forma de justificar los desplazamientos relacionados con el trabajo dependerá del tipo de transporte. A saber:

• Vuelos: el billete por sí mismo no será válido sin una factura a la compañía aérea, excepto en el caso de Ryanair, que no emite facturas (qué raro, Ryanair siempre dando la nota).
• Trenes de larga distancia: se necesita siempre tener factura, pues el billete no es deducible.
• Abono transporte: no es deducible, ya que no se puede acreditar que su uso sea exclusivo de la actividad económica.
• Transporte público: si no hay factura completa (es difícil conseguirla), el gasto solo será deducible en la declaración del IRPF.
• Taxis y VTCs: siempre debemos tener factura completa de este gasto para poder deducirlo tanto en el IVA como en el IRPF.
• Parking y peajes: deducibles en el IRPF y, siempre que tengamos una factura completa, también en el IVA.
  

🍜 Dietas

Como ya explicamos anteriormente, los gastos de dietas cuentan con ciertos límites —26,67 euros, o 53,34 con pernocta, si el gasto se produce en España; y 48,08 euros, o 91,35 con pernocta, si el gasto es en el extranjero—. Pero, además, también cuentan con ciertas condiciones:

• Tienen que darse siempre en establecimientos de restauración y hostelería, y no se admiten facturas de supermercado ni servicio a domicilio.
• Se debe solicitar una factura con los datos del autónomo.
• Solo se puede pagar a través de medios electrónicos y se debe guardar siempre el justificante de la operación.
• El gasto debe darse en horario laboral y durante el desempeño de la actividad.
• Y, para que sea deducible tanto en el IVA como en el IRPF, debe acompañarse de una justificación del gasto —facturas emitidas a un cliente, por ejemplo—.

🙋‍♂️ ¿Dudas?

Por último, en caso de que tengas alguna duda con la deducibilidad de un gasto, súbelo a la plataforma en la categoría “Personal / no deducible” y déjanos un comentario para que podamos determinar qué hacer con él.

TABLA RESUMEN

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