Guía de supervivencia a los gastos deducibles para autónomos en 2025

Ay, los gastos… miedito. El enemigo acérrimo de los autónomos, la pesadilla de cualquier trabajador por cuenta propia. Dinero que se va en esto, dinero que se va en aquello. Gastos, más gastos, siempre gastos, aquí y allá. Y más allá. Un contrincante que, como Voldemort, casi que da miedo mencionar 🙊. Sin embargo, con añadirle solo una palabra, podremos encontrar un aliado: los gastos deducibles para autónomos.

Resumiendo mucho, los gastos deducibles para autónomos son todo aquel gasto que Hacienda permite deducir del beneficio de nuestra actividad y, así,  pagar menos impuestos trimestrales.Un concepto básico, por lo tanto, para cualquier trabajador por cuenta propia.

Más allá de esta explicación, cortita y al pie, hay muchos detalles que merece la pena tratar. Vayamos viéndolos uno por uno.

Definición de los gastos deducibles

Por su definición, los gastos deducibles para los autónomos  son aquellas compras de bienes o servicios que son necesarios para realizar la actividad.

Por supuesto, entre estos gastos sólo se incluyen los que Hacienda considera imprescindibles a la hora de ejercer nuestra actividad profesional. Qué impacto tienen, cómo funcionan y cuáles son los requisitos de los gastos deducibles es algo que descubriremos según avance el artículo. 

De regalo, eso sí, te dejamos ya un spoiler de lo que viene a continuación: sin ellos, la actividad de un autónomo sería una tortura. Sí, efectivamente, más aún de lo que ya es.

¿Cuál es la importancia de los gastos deducibles?

 Al no incluir gastos deducibles, el importe a ingresar de las declaraciones trimestrales -y la declaración de la Renta - puede verse incrementado, al tener un rendimiento neto mayor (hablando de IRPF) o tener únicamente IVA repercutido en las facturas emitidas.

Así pues, queda muy claro que sin la herramienta de los gastos deducibles, nuestra labor como trabajadores por cuenta propia se vería muy, pero que muy lastrada. 

Ojo, que la cosa no acaba ahí: deducirlos de manera incorrecta también puede suponer un problema para los fondos de nuestra pequeña empresa. Ya sea por error o a propósito, si Hacienda descubre que intentamos incluir gastos no deducibles, nos impondría el pago de una sanción —cuya cuantía dependerá de la cantidad o cualificación del error o fraude—, así como la devolución de la cantidad no abonada en su momento y los intereses acumulados.

Así que, en definitiva, intentar engañar a Hacienda con este tema no compensa. Tampoco equivocarse. Y para evitar cualquier tipo de error (o de error 😉) lo mejor es tener muy claro cuáles son las facturas que puede desgravar un autónomo y cuáles no.

Requisitos de los gastos deducibles para freelance

Los requisitos que Hacienda establece para los gastos deducibles son tres, y cada uno tiene sus propias particularidades y recovecos burocráticos.

Deben estar vinculados a la actividad económica

Esta es la condición sine qua non. El requisito principal de los gastos deducibles es que sean necesarios para la realización de la misma.

Más adelante veremos casos concretos, pero, por ejemplo, un caso obvio de gasto vinculado a la actividad económica sería la compra de una cámara de fotos para un fotógrafo profesional. Aquí no hay vuelta de hoja. ¿La cámara es un objeto indispensable en el trabajo del fotógrafo? Sí. Pues ya está.

Por otro lado, ¿qué no sería un gasto indispensable para la actividad económica? Pues que ese mismo fotógrafo profesional intentase desgravar su suscripción a Netflix. Que no digo yo que no sea importante, incluso muy importante, importantísimo; pero tanto como vinculado a la actividad profesional…

Tienen que estar justificados de forma correcta

Los gastos deducibles tienen que estar justificados con su factura, sus datos y toda la información posible especificada de manera clara. De no ser así, dicha factura podría ser dada por no válida y su cuantía no se tendría en cuenta de cara a su deducción. Y este es el motivo por el cual los autónomos son tan pesados pidiendo facturas. 

Más adelante veremos más pormenorizadamente este caso y algunas excepciones, pero una cosa está clara: una factura con el NIF, el nombre de trabajador por cuenta propia, su dirección  y todos los detalles que deben incluir las facturas de gasto (como los importes base, del IVA, las retenciones y el total correctamente desglosados) es la mejor forma de asegurarse la validez de la deducción.

Se deben registrar contablemente por parte del autónomo

El punto más claro de los tres: el trabajador por cuenta propia debe llevar un registro de sus gastos deducibles. Simple y sencillo.

Pero entonces: ¿qué gastos son los que puede desgravar un autónomo?

Vayamos ahora con la parte, quizás, más engorrosa. ¿Qué gastos en concreto son los que se pueden incluir en contabilidad para declararlos en los impuestos trimestrales?

Todo en esta vida tiene su ciencia, y deducir según qué cosas también. Por ello, en este punto, vamos a ir viendo qué debes hacer para tener toda la documentación necesaria para deducir cada gasto habitual de un autónomo, siguiendo, en su gran mayoría, las categorías que tenemos en nuestro software

 🍽 Comidas con clientes

Lo primero es que la comida esté justificada laboralmente. Porque no, no vale con la factura del día que te liaste con tu cuñado en Ruzafa después del curro… 😉

Pero, más allá de lo obvio (que sea una comida con un cliente o proveedor), hay que aportar justificaciones: la factura simplificada un justificante bancario acreditando el pago con tarjeta del gasto (o una factura completa), y también justificantes como un email que muestre que tú y el cliente acordáis quedar en un sitio x a la hora y.

Estos gastos no son deducibles en su totalidad si no que, a final de año, la suma total de estos gastos no puede superar el 1% de tu rendimiento neto (ingresos menos gastos)

⛽️ Gastos del vehículo y de combustible

Este tipo de gastos son los más vigilados, así que habrá que poner especial énfasis aquí.

Los gastos de adquisición y mantenimiento de vehículo solo serán deducibles tanto en IVA como en IRPF si el vehículo se utiliza exclusivamente para el desarrollo de tu actividad económica. ¿Cómo se puede demostrar esto? Pues de la siguiente manera:

1. Presentando un listado de clientes y poblaciones donde residen, visitas acordadas con emails, facturas emitidas, la ficha técnica del vehículo…todo aquello que demuestre que te desplazas en tu vehículo únicamente para el desarrollo de tu actividad.
2. También puede ayudar que el vehículo esté rotulado y que no sea de alta gama.
3. Y, por supuesto, demostrar la propiedad de un segundo vehículo dedicado al uso particular.

Además, esta deducción total tanto del IRPF como del IVA solo se podrá llevar a cabo en los siguientes trabajos:

•  Actividades de transporte de mercancías o viajeros.
•  Enseñanza de conductores o pilotos.
•  Agentes comerciales.
•  Servicios de vigilancia.
•  Vehículos de pruebas usados por fabricantes

De no ser así, la deducción por vehículo quedará reducida al 50% del IVA, sin posibilidad de desgravar nada en el IRPF. En este caso, los requisitos serán los siguientes:

• Se debe presentar una factura con todos los datos necesarios.
• Bajo ningún concepto, el vehículo no puede ser considerado de alta gama.
• El vehículo debe estar a nombre del interesado.
• Los gastos de gasolina deberán proceder de la jornada laboral.

Por último, en caso de que la actividad sea exenta de IVA, no se podrá deducir absolutamente nada.

📱Bienes de inversión

En este grupo de bienes amortizables entran todos aquellos gastos que tienen un importe  superior a 300 euros y una vida útil superior a un año, por lo que: 

• El IVA de la adquisición se deduce en el trimestre en el que se ha dado el gasto,
• y el IRPF se va amortizando según las tablas que saca Hacienda todos los años en las que se indica cómo se amortizará.

🩺Seguro de salud, cuotas de la Seguridad Social y cuotas de colegios profesionales

En el caso de los seguros de salud, pago de cuotas a la Seguridad Social, o pagos de membresía a colegios profesionales, ya que son gastos de los que no podemos aportar factura, lo que habrá que hacer será utilizar como justificante el extracto bancario en el que se ven los datos de la operación. 

Por supuesto, en los casos de los seguros de salud, un requisito imprescindible es que la póliza esté a nombre del autónomo interesado. Y recuerda, como ya vimos en el artículo que le dedicamos a los seguros de salud para autónomos, que las deducciones en esta materia cuentan con un límite de 500 euros y otros 500 por cada miembro de la unidad familiar (cónyuge, o hijos menores de 25 años que vivan en el domicilio y no tengan rentas superiores al SMI). Aunque, eso sí, el límite puede ascender a 1500 euros por persona en caso de discapacidad.

El seguro de salud es, junto con el de responsabilidad civil, el único seguro deducible para autónomos.

💡Suministros

Son aquellos gastos de electricidad, gas, teléfono e internet pero estos no son deducibles al 100%, sino que puedes deducirte un 30% del porcentaje afecto de tu vivienda que se haya indicado en el modelo 036 y son únicamente deducibles en IRPF, no en IVA.

Lo vemos con un ejemplo:
Tengo una factura de internet de 20,00 + IVA (21%) = 24,20€
Tengo informados en el modelo 036 que utilizo un 10% para el uso de mi actividad, por lo que podremos deducir lo siguiente:
24,20 x 10% = 2,42 * 30% = 0,60 base deducible. 

Requisito para deducir este tipo de gastos: deben estar siempre a tu nombre.

📞 Facturas telefónicas

• Las facturas de teléfono e internet que lleven una parte de pack de televisión, NO son deducibles
• Una línea móvil que utilices exclusivamente para el desarrollo de tu actividad y venga en una factura únicamente indicada esa línea, esta será deducible al 100% ya que no cuenta como suministro. Para esto necesitamos que en la factura venga todo desglosado por líneas telefónicas y que podamos determinar qué partes son deducibles como suministro, cuáles no serían deducibles y en el caso de línea de teléfono profesional, cuál sería al 100%.

🏠 Vivienda (alquiler o hipoteca)

La deducción del gasto del alquiler es un caso controvertido, ya que a veces se puede deducir y a veces no. En Xolo, tratamos cada caso de manera individual: lo primero que hacemos es revisar el contrato para ver si en este hay alguna cláusula que indique en específico que podemos o no podemos realizar una actividad económica en la vivienda.

En el caso de poder deducirlo, esta vivienda deberá estar indicada en el modelo 036, de la misma manera que el resto de los suministros, y se deducirá de igual forma (el 30% del porcentaje afecto)

En caso de que seas propietario de una vivienda, puedes deducir de la misma forma los intereses aplicados al pago de amortizaciones de la vivienda.

💰 Gastos profesionales

En esta categoría entran todos los gastos de la actividad que no siguen una norma específica o no se adaptan a los grupos antes mencionados (gastos de gestoría, compra de materiales, servicios de marketing, aplicaciones, etc.). En tal caso, además de seguir la norma general, cabe destacar dos detalles:

• En caso de recibir una factura por servicios de otros profesionales con retención, habrá que tener en cuenta que la cuantía de dicha retención se presentará e ingresará trimestralmente en el modelo 111, amén de presentarla en el resumen de operaciones del modelo 190.
• En caso de las facturas por el alquiler de un local donde se ejerza la actividad, la retención aplicada se presenta e ingresa trimestralmente mediante el modelo 115, y anualmente se presenta en el resumen del modelo 180.

🚅 Transporte y hospedaje

Aunque siempre deben ir justificados con emails o justificantes para los viajes, la forma de justificar los desplazamientos relacionados con el trabajo dependerá del tipo de transporte. A saber:

• Vuelos: el billete por sí mismo no será válido sin una factura de la compañía aérea, excepto en el caso de Ryanair, que no emite facturas (qué raro, Ryanair siempre dando la nota).
• Trenes de larga distancia: se necesita siempre tener factura, pues el billete no es deducible.
• Abono transporte: no es deducible, ya que no se puede acreditar que su uso sea exclusivo de la actividad económica.
• Transporte público: si no hay factura completa (es difícil conseguirla), el gasto solo será deducible en la declaración del IRPF.
• Taxis y VTCs: Este gasto será únicamente deducible en IRPF

• Parking y peajes: También será únicamente deducible en IRPF

🍜 Dietas

Los gastos de dietas cuentan con ciertos límites —26,67 euros, o 53,34 con pernocta, si el gasto se produce en España; y 48,08 euros, o 91,35 con pernocta, si el gasto es en el extranjero—. Pero, además, también cuentan con ciertas condiciones:

• Tienen que darse siempre en establecimientos de restauración y hostelería, y no se admiten facturas de supermercado ni servicio a domicilio.
• Solo se puede pagar a través de medios electrónicos y se debe guardar siempre el justificante de la operación.
• El gasto debe darse en horario laboral y durante el desempeño de la actividad.
• Y, para terminar de considerarlo deducible, debe acompañarse de una justificación del gasto —facturas emitidas a un cliente, por ejemplo—.

🙋‍♂️ ¿Dudas?

Por último, en caso de que tengas alguna duda con la deducibilidad de un gasto, súbelo a la plataforma en la categoría “Personal / no deducible” y déjanos un comentario para que podamos determinar qué hacer con él.

TABLA RESUMEN

Estoy incluido en el Régimen de Ley Beckham, ¿qué puedo deducirme?

En caso de que hayas solicitado y hayas sido incluido en este régimen, las normas en deducción de gastos son un poco diferentes y es que, como este régimen se rige por la normativa de no residentes, que establece que podrás deducirte aquellos gastos que sean necesarios para el desarrollo de tu actividad en España, sin poder incluir gastos regulados en la normativa del IRPF tales como el seguro de salud o suministros.

Haz tu declaración con Xolo

A partir de aquí, tienes dos opciones: bien aprenderte todo esto al dedillo, hacer por tu cuenta la declaración y confiar que todo va a salir bien; o, bien, preparar tus facturas de todos los gastos deducibles para autónomos, subirlas a Xolo y encarar con nuestro equipo de expertos las declaración del IVA y el IRPF de la mejor manera posible.

¿No hace falta que expliquemos cuál suena mejor, cierto?

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