La contabilidad del autónomo: obligaciones y ventajas

La contabilidad del autónomo: a qué nos obliga, cómo nos beneficia

Si nos ponemos a contar las obligaciones que tenemos los autónomos, quizás nos podamos tirar aquí el día entero. Que si date de alta en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social, que si paga las cuotas mensuales de autónomos, que no pierdas de vista las declaraciones trimestrales (y anuales) del IVA y del IRPF… pero ojo 👀, que la cosa no acaba ahí. Hay una enésima obligación de la que muchos nos solemos olvidar: tener controlada la contabilidad como autónomo.

Llevar la contabilidad del trabajo como autónomo no es solo una obligación, sino una buena estrategia. Y es que, al fin y al cabo, si tenemos decenas de clientes, decenas de facturas emitidas y decenas de gastos, ¿cómo vamos a saber cuál es la rentabilidad de nuestro trabajo si no tomamos buena cuenta de todo?

En Xolo, igual que con cualquier otro proceso de lo que significa ser trabajador por cuenta propia, también te podemos echar una mano para que tengas tu contabilidad bajo control. Por 29€ al mes, además de todos los procesos impositivos cubiertos, también tendrás acceso a todos tus libros contables oficiales.

Si, pese a todo, decides llevarlo por tu cuenta, aquí te dejamos la mejor guía posible para que lo hagas con el mayor acierto posible.

  1. ¿Por qué es importante la contabilidad para el autónomo?
  2. ¿Qué libros de contabilidad debe llevar un autónomo?
    2.1. Los ingresos: facturas emitidas y ventas
         2.1.1. Libro registro de facturas emitidas
         2.1.2. Libro de registro de ventas e ingresos
    2.2. Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos
         2.2.1. Libro de registro de facturas recibidas
         2.2.2. Libro de registro de bienes de inversión
         2.2.3. Libro de registro de compras y gastos
  3. Sanciones por no llevar la contabilidad
  4. Cómo hacer un libro de ingresos y gastos de autónomos gratis

¿Por qué es importante la contabilidad para el autónomo?

Ya lo hemos dicho en la introducción. Tener la contabilidad bajo control es de una importancia crucial para el trabajador por cuenta propia por dos motivos: porque está obligado a ello, por supuesto; pero también porque solo aporta cosas positivas para su negocio.

Los impuestos y su presentación

Lo primero de todo, un tema crucial y obligatorio, es que la mayoría de trabajadores autónomos deben presentar trimestral y anualmente sus declaraciones del IVA y el IRPF. Y en ambos casos, una contabilidad exhaustiva es la mejor herramienta para evitar cualquier tipo de susto.

¿Por qué? Básicamente, porque tanto la declaración del IVA como del IRPF se basan en un cálculo de los ingresos y gastos que hemos tenido durante un trimestre, o durante un ejercicio anual entero. Si llevamos todo de forma correcta, las liquidaciones ante la Agencia Tributaria serán más generosas para nosotros, y descartaremos cualquier posibilidad de meter la pata.

Al contrario, tener una contabilidad caótica puede llevarnos no solo a perder tiempo, sino a perder pasta, parné, guita, panoja o como le quieras llamar. Y como dice Chanel en SloMo, polémica vencedora del Benidorm Fest 🎤 amén de próxima representante de España en Eurovisión: si tenemos un problema, queremos que no sea monetary.

Conocer la situación económica del negocio

Más allá de lo estrictamente legal u obligatorio, no llevar la contabilidad de nuestro trabajo como autónomos es, simple y llanamente, una auténtica locura.

Pongamos un ejemplo, que es algo que siempre nos gusta. De hecho, ya que estamos, imaginémonos que somos community managers freelance, y que hemos estado todo el santo mes de enero de 2022 llevando las cuentas en redes sociales del Benidorm Fest. Hemos tenido mucho, muchísimo trabajo, intentando lavar la imagen de nuestro cliente por las acusaciones de tongo por parte de los fans de Tanxugueiras (non hai fronteiras, recordad) y de Rigoberta Bandini. Y ahora, nos ha venido a la cabeza, tenemos que entregar ante la Agencia Tributaria todo el papeleo del último trimestre de 2021. Y no tenemos nada preparado.

Empieza ahora a rebuscar facturas de gastos y detalles de ingresos. Un caos. Te preguntarán cuántos han sido tus ingresos: pues ni idea. ¿Y de tus gastos, sabes algo? Menos aún. En el trabajo te preguntarán si quieres llevar las redes hasta final del 2022. Te pagan bien, pero casi no tienes tiempo para nada más en tu vida. ¿Te hace falta mantener el trabajo o puedes mandarlo a paseo? Tampoco lo sabes: no sabes cuánto dinero necesitas al mes.

Estrés, ansiedad, incertidumbre y toma de decisiones a ciegas… todo eso es lo que provoca no tener la contabilidad bajo control. Así que es casi mejor que la vigiles de cerca.

Cumplir con las obligaciones contables de los autónomos

Más allá de estos dos consejos, que pese a recomendables tampoco es que sean obligatorios, te dejamos uno que sí lo es: el de la llevanza de libros de registro del IRPF y el IVA

Como autónomo, estás obligado a anotar y conservar el conjunto de todas tus operaciones realizadas durante seis años. Y aunque tu contabilidad será secreta, te podrán obligar a exhibir, total o parcialmente, dichos libros de contabilidad en los siguientes supuestos:

  • Sucesión universal
  • Liquidación de sociedades o entidades mercantiles
  • Expedientes de regulación de empleo
  • Cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo
  • Cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición
  • Y procedimientos concursales

La excepción: autónomos que no están obligados a llevar contabilidad

Como siempre ocurre en los procesos burocráticos, hay una excepción a todo lo que te hemos contado en el punto anterior. Porque si eres autónomo y estás dado de alta en el régimen de estimación objetiva (o por módulos), no estarás obligado a llevar libros contables.

Lo único a lo que estás obligado, en este caso, es a guardar las facturas de pago o cobro de compras y ventas, porque eso sí lo puede solicitar la Agencia Tributaria.

¿Qué libros de contabilidad debe llevar un autónomo?

Así pues, salvo la excepción que supone el punto anterior, podemos decir que los libros contables obligatorios del autónomo se pueden dividir en dos grupos:

  • Los libros de ingresos
  • Los libros de gastos

Veamos cada uno de estos casos pormenorizadamente.

Los ingresos: facturas emitidas y ventas

Más allá de su obligatoriedad, los libros de ingresos sirven para conocer lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado —un mes, un trimestre, un año

Volviendo al ejemplo de cuando éramos community managers del Benidorm Fest, el objetivo es saber cuánto facturamos, exactamente. Porque sí, muy bien, qué curro más guapo y no veas cómo mola estar con las Tanxu, con Inés Hernand y con Max Huerta. Pero si no conocemos cuánto ganamos, difícilmente vamos a saber si necesitamos hacer cuatro curros como este al año o si, por el contrario, recortando un poco de gastos, podemos permitirnos coger solo dos y pasarnos dos meses al año en una playa en Cuba.

Y no vamos a comparar aquí a Benidorm (que, con todo el respeto, es un poco hortera 😬) con una playa cubana… eso sí está bien rico, asere.

Libro registro de facturas emitidas

El libro de registro de facturas emitidas es el compendio de ingresos más habitual entre la mayoría de trabajadores por cuenta propia. ¿Qué debemos incluir en él? Pues los siguientes datos:

  • Número y serie de la factura
  • Fecha de emisión y, en caso de no ser la misma, también la de realización
  • Destinatario de la factura, con los datos completos
  • Los datos: montante total, retenciones por IRPF, tipo de IVA, e importes de ambos impuestos

Libro de registro de ventas e ingresos

El libro de registro de ventas e ingresos también es habitual entre la mayoría de los freelance, puesto que casi todos nosotros estamos dados de alta en el régimen de estimación directa simplificada. Y este régimen, a su vez, obliga a llevar dicho libro de registro de ventas e ingresos:

En él se reflejarán tanto las ventas facturadas como cualquier otro tipo de ingreso que se pueda tener. Debe incluir los siguientes datos:

  • Número de anotación.
  • Fecha de la operación.
  • Concepto e importe del ingreso con separación del IVA.

Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

Si los libros de ingresos nos permiten tener bajo control todos los beneficios, algo crucial de cara a nuestro trabajo, qué decir de los libros de gastos. Sin ellos, esa community manager del Benidorm Fest no podría saber ni qué cantidad de dinero tiene que hacer al mes para que su trabajo le sea rentable, ni cuántos gastos se puede permitir en material, ni llevar una buena cuenta de los gastos deducibles en la declaración de la renta 2021.

En el apartado de los gastos, podemos hablar de tres libros de registro diferentes:

  • Libro de registro de facturas recibidas
  • Libros de registro de bienes de inversión
  • Libro de registro de compras y gastos

Libro de registro de facturas recibidas

Al igual que ocurre con el libro de registro de facturas emitidas, el de facturas recibidas es un listado de todos los trabajos facturados en un determinado periodo de tiempo

Eso sí, de la misma forma que en el libro de facturas emitidas es fácil saber cuáles se deben incluir (todas aquellas que hayamos facturado por nuestra actividad como trabajadores por cuenta propia), en el de facturas recibidas hay que ser un poco más cauteloso. Solo se deben incluir aquellas facturas que hayan supuesto un gasto imprescindible para ejercer nuestra actividad profesional.

En otras palabras: que no puedes incluir gastos de tu vida no profesional, como aquellas memorias de Raphael que le regalaste a tu tía Mariana, la de Navia de Suarna, que lleva enamorada del cantante desde que tiene uso de razón 💔.

¿Qué debes incluir en el libro de registro de facturas recibidas?

  • Número y serie de la factura
  • Fecha de emisión y, en caso de no ser la misma, también la de realización
  • Destinatario de la factura, con los datos completos
  • Importe total y datos impositivos: retenciones por IRPF, tipo de IVA, etc.

Libro de registro de bienes de inversión

Otro libro de contabilidad relacionado con los gastos de autónomo es el libro de registro de bienes de inversión. Y, si no nos imaginamos mal, lo primero que te estarás preguntando será: ¿qué es un bien de inversión?

Pues bien, hemos de decir que la Agencia Tributaria entiende como “bien de inversión” a efectos del IVA todo bien adquirido que va a sernos de utilidad durante más de un ejercicio, y cuyo valor sin IVA sea superior a 3.000 euros.

Por su parte, la definición de Hacienda  para “bien de inversión” a efectos del IRPF es la misma, solo que el límite para ser considerado como tal es menor: 300 euros.

Tanto en caso del IVA como del IRPF, la cuota soportada por la adquisición de dicho bien será revisada durante un periodo de 4 años. En ese espacio de tiempo, la Agencia Tributaria determinará qué porcentaje de ese IVA o IRPF es deducible cada año.

Volvamos al ejemplo de la community manager. ¿Qué sería un bien de inversión para ella antes de irse al Benidorm Fest? Un ordenador nuevo y pepinísimo, con todos los programas extra que necesita y con el que podrá procesar más rápidamente las fotos que vaya tomando. Si todo va bien y la noche de Benidorm no la confunde demasiado y lo deja perdido en algún pub de jubilados ingleses, un ordenador es, sin duda, algo que podrá utilizar durante más de un ejercicio.

¿Qué no sería un bien de inversión? Fácil: las paellas que se metía entre pecho y espalda cada día en el restaurante El Niño. Porque esos arroces, con lo ricos que están, es muy difícil que duren un ejercicio entero.

Por último, cabe resolver la pregunta clave a este respecto: ¿Qué datos se deben incluir en el libro de bienes de inversión?

En caso del libro de registro de bienes de inversión a efectos del IVA:

  • Cada uno de los bienes correspondientes, de forma individualizada
  • Los datos que permitan identificar cada factura
  • La fecha de comienzo de utilización, el prorrateo definitivo y su regularización anual

Y en el del libro de registro de bienes de inversión a efectos del IRPF:

  • El valor de adquisición del activo
  • La cuota de amortización
  • La fecha de inicio en la utilización del bien de inversión
  • El valor residual del bien.

Libro de registro de compras y gastos

El libro de registro de compras y gastos es el equivalente en gastos al libro de registro de ventas e ingresos. En él se deben incluir tanto las compras con factura como los gastos justificados de otra manera (tickets, recibos, comprobantes de pago etc), siempre y cuando sean imprescindibles para tu actividad.

Estos son los datos que debes incluir:

  • Fecha y numeración de la factura
  • Nombre o razón social del proveedor
  • Importe del gasto
  • Concepto de la compra

Sanciones por no llevar la contabilidad

Cuando antes hacíamos referencia a la obligatoriedad de llevar la contabilidad, no era un brindis al sol. Es decir, lo de los libros contables es una obligación, con todas las letras. Y no cumplirla puede conllevar sanciones, ya sea por no tener los libros al día, por ocultar datos, o por caer en falsedad documental.

La mayoría de sanciones contempladas por la Agencia Tributaria en este sentido son de carácter económico. La cuantía de las sanciones dependerá de si la falta es calificada como leve, grave o muy grave.

Cómo hacer un libro de ingresos y gastos de autónomos gratis

Después de toda esta información sobre la contabilidad del autónomo y las obligaciones que conlleva, la pregunta de cualquier freelance novato suele ser la misma: ¿hay alguna forma de cumplir con todo esto de forma gratuita? A ver cómo nos explicamos… sí, pero no del todo. Veamos :

  • Una opción es que te hagas con un software de facturación y contabilidad. ¿Existen programas de este estilo que sean gratuitos? Sí, claro. ¿Son los mejores o más fiables? Pues no.
  • Si eres de los que disfrutan de los clásicos, siempre puedes llevar la contabilidad como en la vieja escuela. Comprarte unas libretas de facturación en la papelería de la esquina —lo que eliminaría la parte de “gratuita”, pero bueno, aceptemos pulpo como animal de compañía— y llevar todo a mano.
  • Contratar un asesor contable y fiscal, lo cual sí que no es gratuito en absoluto. Pero nada de nada, además.
  • O la mejor de todas, que es darte de alta con Xolo por 29 euros al mes y, más allá de tener todos tu papeleo de autónomo bajo control, contarás con una plataforma en la que podrás elaborar todos los libros contables obligatorios para los autónomos. ¿Gratis? No exactamente. ¿Mejorable? Tampoco.