La llegada al mundo laboral de un autónomo es de todo menos aburrida. Primero de todo, haz cálculos para ver si te compensa darte de alta como trabajador por cuenta propia o no. Luego, que si lidia ahora con la Seguridad Social y con la Agencia Tributaria. Después con los nuevos clientes. Todo un largo proceso hasta que, por fin, llegas al momento que da sentido a todo: emitir tu primera factura de autónomo.
Porque si no fuese porque cobramos por nuestros trabajos, huelga decirlo, ¿qué pintaríamos todos por aquí? Lo mejor que podríamos hacer sería evitarnos este artículo sobre la factura de autónomo, cerrar el chiringuito y dedicarnos a otra cosa. A (por qué no) vivir tranquilos en una isla desierta 🏝 llena de cocos y aguas cristalinas y una temperatura constante y agradable y…
Bueno, mejor no le demos más vueltas a este sueño. Pongámonos, ya, manos a la obra: con todo lo que se necesita saber sobre una factura de autónomo.
¿Qué es una factura de autónomo?
Comencemos por definir qué es una factura. Según la RAE, la factura es una cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.
Acotando un poco más esta definición a lo que a nosotros nos interesa, podríamos decir que una factura de autónomo es toda aquella cuenta realizada por un trabajador por cuenta propia, y en la que se incluyen los artículos y/o servicios realizados para proceder a su cobro.
Cómo hacer tu primera factura de autónomo, cuáles son los modelos más habituales, qué datos se deben incluir y el formato en el que se debe presentar es algo que trataremos de aquí en adelante.
¿Cómo hacer una factura de autónomo?
OK, para los despistados: estamos en el año 2023. Casi que se ha pasado ya el primer cuarto del siglo XXI, hemos pasado una pandemia, la inflación se ha convertido en nuestra colega de toda la vida, Messi ganó un Mundial y Mario Vargas Llosa e Isabel Preysler ya no están juntos 😔.
En resumen: que lo de hacer facturas a papel y boli para enviarlas por correo ordinario (por mucho que todavía sea legal), como que es más propio de Cuéntame cómo pasó (se sigue emitiendo, ¿o no?) que de la actualidad.
Hoy en día, la mayoría de facturas se generan en .xslx (Excel) o .pdf, y lo más normal es que se envíen por correo electrónico –parafraseando a aquel honesto y querido político: es la modernidad, amigo.
De todas formas, lo cierto es que cada uno puede escoger su método para emitir facturas. Hay trabajadores por cuenta propia que prefieren generar su propio modelo de factura para autónomos, otros que la copian de compañeros, incluso algunos que trabajan con softwares preparados para ello. Por nuestra parte, en Xolo, te ofrecemos una solución: darte de alta con nosotros y utilizar nuestro propio software de facturación online para autónomos.
¿Qué debe incluir una factura de autónomo?
Esa libertad a la hora de generar tu propio modelo de facturas, eso sí, finaliza a la hora de escoger qué datos incluir en ella. Aquí no hay vuelta de hoja: hay ciertos aspectos de una factura que son obligatorios si no quieres que esta no sea dada por ilegítima.
Lo primero es tener en cuenta que tan solo se puede facturar según el epígrafe del IAE en el que estés dado de alta en Hacienda. Si, por cualquier circunstancia, tienes que realizar una actividad diferente de la tuya habitual, es importante que primero te des de alta en el epígrafe correspondiente.
Dependiendo del tipo de factura, los elementos obligatorios variarán.
Factura completa
La factura de autónomo completa es el modelo estándar, el que tendrás que utilizar salvo que entres en alguna de las excepciones. Los datos que tienes que incluir en ella de forma obligatoria son los siguientes:
- Nombre, apellidos (o razón social completa) y NIF: tanto los tuyos, el emisor de la factura, como los del receptor.
- Domicilio: con la dirección ocurre lo mismo, y tendrás que incluir tanto la tuya como la del receptor. Y presta atención aquí, porque puede que tu dirección fiscal no sea la misma que tu dirección de residencia 🏡.
- Fecha de expedición: el día en el que estás enviando la cuenta también debe estar presente en la factura de autónomo a la empresa o cliente con el que trabajes.
- Fecha efectiva de las operaciones y en su caso, fecha del pago anticipado: en este último caso, si la fecha de la operación es distinta a la del pago.
- Número y serie de la factura: como autónomos, tenemos la obligación de generar una numeración consecutiva con la que denominar todas nuestras facturas. Además, dependiendo de nuestro nivel de facturación y diversificación, también podremos establecer series independientes. Por ejemplo:
- Imaginemos que somos autónomas y trabajamos de diseñadores web por las mañanas (haciendo webs tan chulas como la de Xolo) y de bailaoras de flamenco por las noches en las tabernas de Jerez de la Frontera.
- Pues bien, la primera factura del año como diseñadores web podríamos denominarla como “2023.A-1”. La segunda, obviamente, “2024.A-2”. Y así, hasta el infinito. O no, más bien hasta 2023, momento en el que reiniciaremos la cuenta.
- Por su parte, nuestra primera cuenta del año para el Tabanco El Pasaje por nuestro espectáculo de flamenco del 1 de enero será denominada como “2023.B-1”. La del fin de semana del 7 de enero en el Tabanco Cruz Vieja, “2023.B-2”, etcétera.
- Descripción de las operaciones: poco que explicar en este concepto. Siguiendo el ejemplo previo, imagínate que le haces una factura de tus actuaciones de todo el mes al Tabanco El Pasaje. Pues en cada línea tendrías que especificar el trabajo realizado, la fecha en la que se llevó a cabo y el importe por cada uno de ellos.
- Mención de “facturación por el destinatario”, si el destinatario es quien emite la factura (autofactura).
- Mención de “inversión del sujeto pasivo”, en caso de que proceda.
- Mención de “régimen especial de las agencias de viajes”, en caso de que proceda.
- Base imponible, tipo de IVA que se aplica y (si procede) retención: aunque en el caso de ser bailaora de flamenco estarías exenta, ¡artista!
- Y el importe total, que es lo más importante, ¿a que sí?
Factura simplificada
Desde una reforma legal llevada a cabo en 2013, la Agencia Tributaria dio vía libre a la utilización de facturas simplificadas, aquellas dirigidas a un particular y que no están obligadas a contener los datos de quien recibe la factura.
En cierto modo, la factura simplificada fue una forma de sustituir a los clásicos tickets como documentos de prueba de pago, implantando así un sistema mucho más fiable. A la vez, las facturas simplificadas permiten llevar a cabo un proceso mucho más ágil que el de las facturas completas.
Pero ojo, no en todos los casos está permitida la utilización de facturas simplificadas. Para poder utilizarlas, se deben cumplir varios requisitos:
- Que no sea una factura rectificativa: qué es una factura rectificativa es algo que veremos en el siguiente punto, “Otros tipos de factura de autónomo”.
- Que su importe no exceda los 400 euros (IVA incluido).
- O que el importe no exceda los 3000 euros (IVA incluido) en operaciones que se encuentren en esta lista:
- Ventas al por menor, en tienda o a domicilio del consumidor.
- Servicios de hostelería, restauración, salas de baile, pubs y discotecas, o de suministro de bebidas y/o comidas para llevar o consumir en el momento.
- Transporte de personas y equipajes, así como servicios de ambulancia.
- Peajes de autopistas y aparcamientos de vehículos.
- Uso de instalaciones y servicios deportivos.
- Peluquerías, institutos de belleza, lavanderías y tintorerías.
- Estudios fotográficos.
- Alquiler de películas (si es que todavía queda algún videoclub, que no sé yo…😕)
Las facturas simplificadas deben contener los siguientes datos:
- Numeración correlativa (y, en caso de haber facturas rectificativas, llevarán numeración distinta).
- La fecha de su expedición.
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan (o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura).
- NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del emisor.
- Identificación del tipo de bienes entregados o de los servicios prestados.
- Tipo impositivo aplicado, así como, opcionalmente, la expresión “IVA incluido”.
- Especificación de los diferentes tipos de IVA, en caso de haberlos.
- Contraprestación total.
- En caso de facturas rectificativas, siempre hay que indicar qué factura emitida rectifican.
- Si el destinatario es un empresario o profesional y quiere una factura completa (o se trata de un particular que la exige por cualquier derecho tributario) el emisor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:
a) NIF español, u otro número de identificación de otro estado de la UE; y
b) la cuota tributaria que, en su caso, se repercuta.
Factura electrónica
Como comentábamos al principio del artículo, ocurre que ya estamos en pleno de 2023. Y no es solo que las facturas en papel se hayan quedado obsoletas, sino que pronto lo harán las generadas en .pdf o .xsls.
¿Por qué? Porque en unos años todos estaremos utilizando facturas electrónicas, que son más seguras y que evitan en mayor medida cualquier intento de fraude.
Las facturas electrónicas deben incluir los mismos datos que las facturas normales, con la diferencia de que se emiten de forma telemática. Además, algunas de ellas cuentan con elementos extra como códigos QR.
Este nuevo tipo de factura ya es obligatorio en cualquier tipo de trabajo realizado para las administraciones públicas, pero no solo. En ciertos casos dentro del estado español, como es el de las diferentes Hacienda Forales de Euskadi, la facturación electrónica es ya obligatoria.
Otros tipos de factura de autónomo
Fuera de estos tres tipos principales de facturas, también podemos encontrar otros. Aunque, eso sí, son mucho menos habituales.
Factura rectificativa
Nadie es perfecto y todos, en algún momento de nuestra carrera como autónomos, cometemos algún tipo de error al facturar nuestros servicios. No te preocupes: para eso están las facturas rectificativas.
La factura rectificativa es una cuenta para realizar correcciones en una factura anterior. Y tienes hasta cuatro años para enviarla. Esperamos que tengas que utilizarla lo menos posible, pero, por si acaso, ahí tienes la opción.
Factura recapitulativa
Volvamos al ejemplo de la bailaora 💃. Imagínate que, en el futuro, en 2027, inflación se ha revertido, no ha habido crisis económica y todos vivimos felices (wishful thinking) y la gente de todas partes de Andalucía empieza a montar fiestas por doquier. A saco. Y en Jerez, el Tabanco El Pasaje está a reventar todos los días. Contigo ahí, noche tras noche.
Pues bien, en vez de enviarle 20 facturas al jefe del local, puedes ahorrar todo ese esfuerzo y mandar una factura recapitulativa con todos esos trabajos.
Factura proforma (o presupuesto)
Si factura proforma no te suena de nada, no te agobies, también es normal. En nuestra casa se les ha llamado, de toda la vida, presupuesto.
La factura proforma, o presupuesto, es un borrador de factura que se envía a los clientes para dar información de precios sobre ciertos servicios, sin valor contable y que no conlleva ningún tipo de compromiso.
Obligaciones de facturación de los autónomos
Todo placer tiene su contraparte, y no iba a ser todo agradable a la hora de facturar. Por un lado tenemos que esperar a que el cliente pague, cosa que no siempre pasa… y, ya en serio, también contamos con ciertas obligaciones. En concreto, informar a Hacienda con tu recaudación del IVA y la retención para el IRPF en tus facturas.
Tanto uno como otro se pueden declarar trimestralmente o anualmente.
Cómo calcular el IVA y el IRPF en tu factura de autónomo
Exacto, el IVA y el IRPF, dos clásicos amigos de los trabajadores por cuenta propia que, también, aparecen en esta ocasión.
El IVA
Aunque hay actividades no sujetas y exentas de IVA, la mayoría de las facturas sí deben incluir el Impuesto de Valor Añadido. Su cuantía variará dependiendo de la actividad de la que se trate, y podrá ser del 4%, del 10%, o del 21%.
El IRPF
Por su parte, el tipo del IRPF más habitual es el del 15%. Sin embargo, este puede verse reducido a un 7% u 8% si te beneficias de diferentes reducciones disponibles para los primeros años como autónomo.
Tipos de factura de autónomo por procedencia del emisor o cliente
Y ahora que ya conoces todo los pormenores de las facturas pero dado que estamos en un mundo globalizado, ha llegado el momento de hablar de tipos de factura en base a la procedencia de alguno de los actores implicados.
Veámoslas:
🇪🇸 Facturas emitidas a nivel nacional
Esta es fácil, ¿no? Las facturas emitidas a nivel nacional son emitidas dentro de España. Se forman de tres maneras diferentes:
- Si son para un cliente particular: BASE + IVA = TOTAL FACTURA
- Si son para un cliente empresa o profesional: BASE + IVA - RETENCIÓN (si aplica) = TOTAL FACTURA
- En caso de que la actividad esté exenta de IVA (como en el caso de la enseñanza, o el periodismo): BASE - RETENCIÓN (si aplica) = TOTAL FACTURA
En este último caso, además, habrá que añadir esta observación en las facturas: "Factura exenta de IVA de acuerdo con artículo 20.uno, apartado 102 de la Ley 37/1992 del IVA".
🇪🇺 Facturas intracomunitarias
Tampoco es que esta sea muy difícil: las facturas intracomunitarias son aquellas emitidas fuera de España pero dentro de la Unión Europea, o a clientes que no son españoles pero sí forman parte de la Unión Europea.
Las facturas intracomunitarias cuentan con una obligación: que tanto el emisor como el cliente estén inscritos en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), algo que se puede consultar en esta web. De no ser así, y si eres el emisor, deberás realizar la factura con IVA español y marcando, en la casilla de tipo de operación, la de “Nacional de servicios”.
En base a esto, este tipo de facturas también se forman de tres maneras diferentes:
- Si son para un cliente particular: BASE + IVA = TOTAL FACTURA
- Si son para un cliente empresa o profesional NO dado de alta en el ROI: BASE + IVA = TOTAL FACTURA
- Si son para un cliente empresa o profesional SÍ dado de alta en el ROI: BASE = TOTAL FACTURA
Y solo dos detallitos más:
- En este último caso habrá que añadir la observación "Factura exenta de IVA por aplicación de la Directiva 2006/112/CE y el art. 25 de la Ley 37/1992 del IVA".
- Y si necesitas ampliar tu información sobre este tema, siempre puedes acudir a nuestra guía sobre el ROI y el número intracomunitario del IVA para autónomos 🤓.
🌏 Facturas extracomunitarias
Pues, oh, sorpresa, este tipo de facturas son aquellas emitidas fuera de la Unión Europea. Es decir, las que no entran en ninguno de los grupos anteriores.
En este sentido, cabe resaltar dos detalles clave: nunca puedes emitir con un IVA distinto al que tú pertenezcas fiscalmente (en este caso, España), independientemente de donde sea tu cliente; y las retenciones solo se aplican a empresas o autónomos españoles.
Con esto en cuenta, hay tres vías para emitir estas facturas:
- Si es una prestación de servicios a un cliente particular: BASE + IVA = TOTAL FACTURA
- Si es una venta de bienes a un cliente particular (es decir, una exportación, en la que el IVA lo paga el destinatario en aduanas): BASE = TOTAL FACTURA
- Si es para un cliente empresa o profesional (o para un particular por servicios de publicidad; asesoría, auditoria, ingeniería, abogacía, consultores, contables fiscales y similares; traducción, corrección y composición de textos, e interpretación; o doblaje de películas): BASE = TOTAL FACTURA.
En este último caso, será obligatorio añadir el número de identificación fiscal del destinatario junto con la observación "Operación no sujeta por normas de localización en virtud del art. 69 de la Ley 37/1992, del IVA".
¿Qué hacer con las facturas impagadas emitidas?
Oh, las facturas impagadas, menudo marrón. Bastante tenemos con ser autónomos que, aun por encima, llega alguno y no nos paga por nuestro trabajo. Y te preguntarás, claro: “¿Qué puedes hacer en caso de que alguien me deje una factura impagada?”
Pues mira, ante aquellas facturas que algún cliente ha dejado de pagar, milagros no podemos hacer, más allá de llamar al cobrador del frac 🕴. Como mucho, por el cauce legal, lo que está en nuestras manos es recuperar el IVA incluido en nuestra factura y que tenemos que ingresarle a Hacienda. Para ello:
- La factura debe estar en los libros de registro de facturas emitidas.
- El destinatario de dicha factura debe ser un empresario o profesional o, de no serlo, el importe de la factura debe superar los 300 euros de base imponible.
- Deben haber transcurrido seis meses desde el vencimiento de pago de la factura.
- Y se debe haber instado al pago mediante reclamación judicial o requerimiento notarial.
Si se cumplen todas estas condiciones, podrás emitir una factura rectificativa para recuperar el IVA repercutido. No es mucho, pero menos da una piedra.
¿Se puede editar o eliminar una factura emitida?
Otra pregunta clave de todo autónomo es esa que surgen cuando enviamos una factura y, ¡ay!, a los días nos damos cuenta que tiene un error: ¿qué se puede hacer? ¿Podemos editar la factura?
La respuesta es que no, que no podemos realizar modificaciones en las facturas una vez han sido emitidas y entregadas al cliente, y nuestra solución es crear una factura rectificativa. Con ella anularemos la incorrecta y enviaremos ambas al cliente, manteniendo así la numeración que nunca nos podemos saltar.
Si sucede que no estás seguro si el servicio se va a prestar o no, siempre puedes emitir una factura proforma (recuerda, los presupuestos de toda la vida), evitando la emisión de una factura rectificativa.
Modelo de factura para autónomos
Ahora que conoces todo lo necesario para comenzar a facturar, ¿necesitas un modelo de factura para autónomos? Pues en Xolo te podemos ofrecer algo mejor. Nuestro propio software para generar facturas de autónomo, alta gratuita y asesoramiento con cada paso del proceso de ser autónomo.
Si creas una factura desde nuestra plataforma, te asegurarás de que todo esté en orden según el reglamento. Fíjate, así es como quedaría una factura con todos los datos que debe contener:
Te ha gustado, ¿verdad? Pues que sepas que te esperamos, con esto y mucho más. Así que, como dirían en el Tabanco Los Pasajes de Jerez, ¡’ámono!
Sobre Xolo
Xolo es mucho más que una gestoría digital. Ayudamos a los freelance con el papeleo para que puedan dedicar su tiempo a hacer crecer su negocio. Ofrecemos soluciones de facturación, contabilidad y fiscalidad para escalar la revolución freelance y del futuro del trabajo.