La llegada al mundo laboral de un autónomo es de todo menos aburrida. Primero de todo, haz cálculos para ver si te compensa darte de alta como trabajador por cuenta propia o no. Luego, que si lidia ahora con la Seguridad Social y con la Agencia Tributaria. Después con los nuevos clientes. Todo un largo proceso hasta que, por fin, llegas al momento que da sentido a todo: emitir tu primera factura de autónomo.
Porque si no fuese porque cobramos por nuestros trabajos, huelga decirlo, ¿qué pintaríamos todos por aquí? Lo mejor que podríamos hacer sería evitarnos este artículo sobre la factura de autónomo, cerrar el chiringuito y dedicarnos a otra cosa. A (por qué no) vivir tranquilos en una isla desierta 🏝 llena de cocos y aguas cristalinas y una temperatura constante y agradable y…
Bueno, mejor no le demos más vueltas a este sueño. Pongámonos, ya, manos a la obra: con todo lo que se necesita saber sobre una factura de autónomo.
- ¿Qué es una factura de autónomo?
- ¿Cómo hacer una factura de autónomo?
- ¿Qué debe incluir una factura de autónomo?
3.1. Factura completa
3.2. Factura simplificada
3.3. Factura electrónica - Otros tipos de factura de autónomo
4.1. Factura rectificativa
4.2. Factura recapitulativa
4.3. Factura proforma (o presupuesto) - Obligaciones de facturación de los autónomos
- Cómo calcular el IVA y el IRPF en tu factura de autónomo
6.1. El IVA
6.2. El IRPF - Modelo de factura para autónomos
¿Qué es una factura de autónomo?
Comencemos por definir qué es una factura. Según la RAE, la factura es una cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.
Acotando un poco más esta definición a lo que a nosotros nos interesa, podríamos decir que una factura de autónomo es toda aquella cuenta realizada por un trabajador por cuenta propia, y en la que se incluyen los artículos y/o servicios realizados para proceder a su cobro.
Cómo hacer tu primera factura de autónomo, cuáles son los modelos más habituales, qué datos se deben incluir y el formato en el que se debe presentar es algo que trataremos de aquí en adelante.
¿Cómo hacer una factura de autónomo?
OK, para los despistados: estamos en el año 2022. Casi que se ha pasado ya el primer cuarto del siglo XXI, hemos pasado una pandemia (o casi🙏), dos años en los que hemos visto a nuestra familia y amigos por Zoom y algunas de las personas más ricas del país son youtubers afincados en Andorra.
En resumen: que lo de hacer facturas a papel y boli para enviarlas por correo ordinario (por mucho que todavía sea legal), como que es más propio de Cuéntame cómo pasó (se sigue emitiendo, ¿no?) que de la actualidad.
Hoy en día, la mayoría de facturas se generan en .xslx (Excel) o .pdf, y lo más normal es que se envíen por correo electrónico –parafraseando a aquel honesto y querido político: es la modernidad, amigo.
De todas formas, lo cierto es que cada uno puede escoger su método para emitir facturas. Hay trabajadores por cuenta propia que prefieren generar su propio modelo de factura para autónomos, otros que la copian de compañeros, incluso algunos que trabajan con softwares preparados para ello. Por nuestra parte, en Xolo, te ofrecemos una solución: darte de alta con nosotros y utilizar nuestro propio software de facturación online para autónomos.
¿Qué debe incluir una factura de autónomo?
Esa libertad a la hora de generar tu propio modelo de facturas, eso sí, finaliza a la hora de escoger qué datos incluir en ella. Aquí no hay vuelta de hoja: hay ciertos aspectos de una factura que son obligatorios si no quieres que esta no sea dada por ilegítima.
Dependiendo del tipo de factura, los elementos obligatorios variarán.
Factura completa
La factura de autónomo completa es el modelo estándar, el que tendrás que utilizar salvo que entres en alguna de las excepciones. Los datos que tienes que incluir en ella de forma obligatoria son los siguientes:
- Nombre, apellidos (o razón social completa) y NIF: tanto los tuyos, el emisor de la factura, como los del receptor.
- Domicilio: con la dirección ocurre lo mismo, y tendrás que incluir tanto la tuya como la del receptor. Y presta atención aquí, porque puede que tu dirección fiscal no sea la misma que tu dirección de residencia 🏡.
- Fecha de expedición: el día en el que estás enviando la cuenta también debe estar presente en la factura de autónomo a la empresa o cliente con el que trabajes.
- Número y serie de la factura: como autónomos, tenemos la obligación de generar una numeración consecutiva con la que denominar todas nuestras facturas. Además, dependiendo de nuestro nivel de facturación y diversificación, también podremos establecer series independientes. Por ejemplo:
- Imaginemos que somos autónomas y trabajamos de diseñadores web por las mañanas (haciendo webs tan chulas como la de Xolo) y de bailaoras de flamenco por las noches en las tabernas de Jerez de la Frontera.
- Pues bien, la primera factura del año como diseñadores web podríamos denominarla como “2022.A-1”. La segunda, obviamente, “2022.A-2”. Y así, hasta el infinito. O no, más bien hasta 2023, momento en el que reiniciaremos la cuenta.
- Por su parte, nuestra primera cuenta del año para el Tabanco El Pasaje por nuestro espectáculo de flamenco del 1 de enero será denominada como “2022.B-1”. La del fin de semana del 7 de enero en el Tabanco Cruz Vieja, “2022.B-2”. Y así, hasta el infinito de las bulerías.
- Descripción de las operaciones: poco que explicar en este concepto. Siguiendo el ejemplo previo, imagínate que le haces una factura de tus actuaciones de todo el mes al Tabanco El Pasaje. Pues en cada línea tendrías que especificar el trabajo realizado, la fecha en la que se llevó a cabo y el importe por cada uno de ellos.
- Impuestos y retenciones por cada operación y por el total: aunque en el caso de ser bailaora de flamenco estarías exenta, ¡artista!
- El importe total: lo más importante, ¿a que sí?
Factura simplificada
Desde una reforma legal llevada a cabo en 2013, la Agencia Tributaria dio vía libre a la utilización de facturas simplificadas.
En cierto modo, la factura simplificada fue una forma de sustituir a los clásicos tickets como documentos de prueba de pago, implantando así un sistema mucho más fiable. A la vez, las facturas simplificadas permiten llevar a cabo un proceso mucho más ágil que el de las facturas completas.
Pero ojo, no en todos los casos está permitida la utilización de facturas simplificadas. Para poder utilizarlas, se deben cumplir varios requisitos:
- Que sea una factura rectificativa: qué es una factura rectificativa es algo que veremos en el siguiente punto, “Otros tipos de factura de autónomo”.
- Que su importe no exceda los 400 euros (IVA incluido).
- O que el importe no exceda los 3000 euros (IVA incluido) en operaciones que se encuentren en esta lista:
- Ventas al por menor, en tienda o a domicilio del consumidor.
- Servicios de hostelería, restauración, salas de baile, pubs y discotecas, o de suministro de bebidas y/o comidas para llevar o consumir en el momento.
- Transporte de personas y equipajes, así como servicios de ambulancia.
- Peajes de autopistas y aparcamientos de vehículos.
- Uso de instalaciones y servicios deportivos.
- Peluquerías, institutos de belleza, lavanderías y tintorerías.
- Estudios fotográficos.
- Alquiler de películas (si es que todavía queda algún videoclub, que no sé yo…😕)
Factura electrónica
Como comentábamos al principio del artículo, ocurre que ya estamos en pleno de 2022. Y no es solo que las facturas en papel se hayan quedado obsoletas, sino que pronto lo harán las generadas en .pdf o .xsls.
¿Por qué? Porque en unos años todos estaremos utilizando facturas electrónicas, que son más seguras y que evitan en mayor medida cualquier intento de fraude.
Las facturas electrónicas deben incluir los mismos datos que las facturas normales, con la diferencia de que se emiten de forma telemática. Además, algunas de ellas cuentan con elementos extra como códigos QR.
Este nuevo tipo de factura ya es obligatorio en cualquier tipo de trabajo realizado para las administraciones públicas, pero no solo. En ciertos casos dentro del estado español, como es el de las diferentes Hacienda Forales de Euskadi, la facturación electrónica será obligatoria para todo trabajador por cuenta propia a partir de 2023.
Otros tipos de factura de autónomo
Fuera de estos tres tipos principales de facturas, también podemos encontrar otros. Aunque, eso sí, son mucho menos habituales.
Factura rectificativa
Nadie es perfecto y todos, en algún momento de nuestra carrera como autónomos, cometemos algún tipo de error al facturar nuestros servicios. No te preocupes: para eso están las facturas rectificativas.
La factura rectificativa es una cuenta para realizar correcciones en una factura anterior. Y tienes hasta cuatro años para enviarla. Esperamos que tengas que utilizarla lo menos posible, pero, por si acaso, ahí tienes la opción.
Factura recapitulativa
Volvamos al ejemplo de la bailaora 💃. Imagínate que, en el futuro, durante enero de 2023, con la pandemia ya finalizada (wishful thinking), la gente de todas partes de Andalucía empieza a montar fiestas por doquier. A saco. Y en Jerez, el Tabanco El Pasaje está a reventar todos los días. Contigo ahí, noche tras noche.
Pues bien, en vez de enviarle 20 facturas al jefe del local, puedes ahorrar todo ese esfuerzo y mandar una factura recapitulativa con todos esos trabajos.
Factura proforma (o presupuesto)
Si factura proforma no te suena de nada, no te agobies, también es normal. En nuestra casa se les ha llamado, de toda la vida, presupuesto.
La factura proforma, o presupuesto, es un borrador de factura que se envía a los clientes para dar información de precios sobre ciertos servicios, sin valor contable y que no conlleva ningún tipo de compromiso.
Obligaciones de facturación de los autónomos
Todo placer tiene su contraparte, y no iba a ser todo agradable a la hora de facturar. Por un lado tenemos que esperar a que el cliente pague, cosa que no siempre pasa… y, ya en serio, también contamos con ciertas obligaciones. En concreto, informar a Hacienda con tu recaudación del IVA y la retención para el IRPF en tus facturas.
Tanto uno como otro se pueden declarar trimestralmente o anualmente.
Cómo calcular el IVA y el IRPF en tu factura de autónomo
Exacto, el IVA y el IRPF, dos clásicos amigos de los trabajadores por cuenta propia que, también, aparecen en esta ocasión.
El IVA
Aunque hay actividades no sujetas y exentas de IVA, la mayoría de las facturas sí deben incluir el Impuesto de Valor Añadido. Su cuantía variará dependiendo de la actividad de la que se trate, y podrá ser del 4%, del 10%, o del 21%.
El IRPF
Por su parte, el tipo del IRPF más habitual es el del 15%. Sin embargo, este puede verse reducido a un 7% u 8% si te beneficias de diferentes reducciones disponibles para los primeros años como autónomo.
Modelo de factura para autónomos
Ahora que conoces todo lo necesario para comenzar a facturar, ¿necesitas un modelo de factura para autónomos? Pues en Xolo te podemos ofrecer algo mejor. Nuestro propio software para generar facturas de autónomo, alta gratuita y asesoramiento con cada paso del proceso de ser autónomo. ¡Te esperamos 🙌!